Pourquoi choisir une permanence téléphonique médicale

Le secrétariat téléphonique médical externalisé peut être un vrai plus dans votre gestion quotidienne

Illustration pour article sur l'intérêt d'une permanence téléphonique médicale

Vous êtes un professionnel de santé en cabinet ou en maison de santé et vous vous posez la question sur l’utilité d’externaliser la gestion de vos appels patients via un secrétariat téléphonique médical externalisé ?

Nous allons voir ici les nombreux avantages d’avoir un secrétariat téléphonique externalisé et comment mettre en place un secrétariat téléphonique médical pour optimiser la gestion de vos appels.

Cet article va vous permettre de de tout savoir sur les différents points importants à maîtriser avant de choisir votre future plateforme téléphonique médicale.

1. Qu’est-ce qu’une permanence téléphonique externalisée ?

Quand on est praticien de santé, le téléphone reste l’outil de communication principal avec ses patients. Bien que les services de prise de rendez-vous en ligne soient de plus en plus plébiscités, le secrétariat téléphonique médical externalisé reste un outil à étudier.

Disposer d’une permanences téléphonique personnalisée est un atout stratégique en terme d’image et économiquement rentable. Le téléphone reste le mode de communication préféré des patients avec les praticiens. Le contact humain reste le point central de la relation avec le patient. Un accueil téléphonique de qualité est donc à considérer quand on est professionnels de santé.

Un service de secrétariat médical externalisé prend vos appels selon vos prérogatives, il est capable de couvrir les services attendus par vos patients. C’est une alternative professionnelle plus qu’intéressante. C’est au travers du standard téléphonique que vos patients vont prendre rendez-vous, déplacer des rendez-vous, vous faire passer des messages ou demander des conseils sans vous déranger dans votre pratique.

La permanence téléphonique permet à un cabinet ou une maison de santé d’assurer un contact permanent avec ses patients, tout en assurant au praticien de pouvoir s’occuper à 100% de chacun de ses patients sans que cela impacte le planning ou les soins lors des consultations.

C’est une solution professionnelle répondant aux contraintes de bon nombre de thérapeutes.

2. Pourquoi externaliser son service d’accueil téléphonique ?

Les solutions de services d’accueil téléphonique vous permettent de ne pas vous disperser mais de vous consacrer pleinement à votre métier et de remettre le patient au centre de votre pratique. Pour un patient, il n’y a rien de pire que de tomber sur un répondeur téléphonique ou avoir des sonneries interminables qui n’aboutissent pas. En quête de rendez-vous, cela est décourageant et contre-productif pour votre patient. Il sera donc plus enclin à rechercher un autre thérapeute à l’écoute et disponible.

La flexibilité d’un secrétariat téléphonique médical externalisé permet de répondre aux problématiques courantes comme la prise et le déplacement de rendez-vous, les demandes d’informations et le suivi des messages patients.

En passant par une permanences téléphonique spécialisée vous pourrez profiter du savoir-faire et des expériences professionnelles multiples des télé-secrétaires. Formé(e)s et qualifié(e)s à votre domaine d’activité, vous aurez un véritable service de secrétariat médical ce qui vous permettra d’améliorer le service perçu par vos patients.

L’externalisation de la gestion des appels téléphonique dans un cabinet permet de suivre précisément vos appels. Cela vous permettra d’avoir des données statistiques afin de mieux comprendre votre activité, ses enjeux ainsi que d’évaluer les périodes d’activité importantes. Vous pourrez alors, par exemple, comparer le temps passé à répondre en cabinet par rapport à votre secrétariat externalisé, contrôler votre budget en dépensant uniquement dans des besoins téléphoniques réels.

Finis le démarchage et le spam téléphonique ! Vous restez concentré sur votre activité, vos consultations et vos patients.

Offrez à vos patients un véritable service de prise de rendez-vous en leur donnant la possibilité de vous contacter même quand vous n’êtes pas disponible, en congé, ou hors horaires d’ouverture de votre cabinet, en fonction de vos besoins.

La communication par email des appels importants vous permettra aussi de mieux vous organiser.

3. Quelles sont les services d’accueil téléphonique ?

Une équipe de télésecrétariat est en capacité d’assurer une liste très complète de services afin de répondre à vos contraintes et problématiques :

  • Gérer votre agenda professionnel
  • Gérer vos prises de rendez-vous
  • Gérer les déplacements de rendez-vous
  • Gérer les rappels de rendez-vous par SMS, email ou par téléphone
  • Filtrer et identifier les appels entrants
  • Prendre les messages de vos patients
  • Accueillir et fournir des renseignements à vos patients
  • Rappeler vos patients
  • Donner des réponses rapide à vos patients

4. Qui a besoin d’un service de secrétariat téléphonique ?

Les services de secrétariat téléphonique médical externalisé deviennent indispensables pour un praticien qui veut développer son activité.

C’est surement une des solutions les plus efficaces pour un thérapeutes seul en cabinet ou en maison de santé. Offrir un service de ce type à ses patients est une valeur ajoutée indéniable, avec de nombreux avantages économiques.

5. Télésecrétariat et prise de rendez-vous en ligne : le duo gagnant

Si la prise de rendez-vous en ligne répond à une partie des problématiques de secrétariat en cabinet, il ne répond pas à tous les cas de figures. Car ne l’oublions pas il n’y a pas que “la prise de rendez-vous en ligne” dans la vie, le téléphone marche très bien.

Être obligé de passer par les différents portails de la prise de rendez-vous en ligne peut aussi être un frein ou une contrainte pour certains utilisateurs. La prise de rendez-vous en ligne ne répond pas aux attentes de tous, elle peut aussi déshumaniser la relation entre le patient et le praticien. La prise de rendez-vous en ligne vous rend disponible à toute heure et le secrétariat externalisé vous permet de vous libérer de la contrainte du téléphone tout en maintenant le lien avec le patient.

6. Externaliser la gestion de la relation patient

Externaliser la gestion de la relation patient est un vrai gain de temps pour les praticiens. Néanmoins il faudra choisir un prestataire de qualité parmi toute les offres existantes sur le marché et les différents modèles économiques qu’ils proposent.

Cependant il faudra rester vigilant face à un nombre de prestataire grandissant et leurs offres à bas prix. Il y a une distinction à faire. En effet certains secrétariats médicaux ne sont pas spécialisés, ils prennent aussi bien des appels d’avocats ou de serrurier.

D’autres pratiquent des prix défiant toute concurrence car leur plateforme est à l’étranger. On appellera ce type de plateforme “Off-shore”. Elles ne fourniront bien évidemment pas le même niveau de service avec ces offres bradées.

Il y’a aussi des free-lances qui proposent leurs services. Il faut donc être vigilant sur le niveau de services que l’on veut offrir à sa patientèle et à son cabinet, et ainsi faire des choix en fonction de vos besoins de vos attentes et de l’image que vous souhaitez donner à votre cabinet.

En ce qui concerne les offres, certains secrétariats externalisés fonctionnent à l’abonnement, d’autres à l’appel traité. C’est à vous de définir vos besoins. Nous vous conseillons de lire notre article sur comment choisir une permanences téléphonique.

La course aux prix est assez importante, toutefois attention; “ce qui n’est pas cher peut vite coûter cher…”.

7. Les critères de choix

Les valeurs du secrétariat médical externalisé devront être dignes de votre confiance et réactifs, valeurs indispensables à une collaboration fiable et pérenne. Les critères comme la disponibilité ou les services sont aussi déterminants dans votre choix.

C’est à vous de définir vos besoins et attentes envers votre prestataire.

Notre conseil :

  • Préparez comme il faut au préalable vos demandes de devis
  • Utilisez le bouche à oreille, demandez des conseils et retours d’expériences à d’autres praticiens comme vous

L’équipe Proxilib

contact@proxilib.com


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