Les avantages de l'externalisation de l'accueil téléphonique

Conseils pour comprendre les avantages d'un secrétariat téléphonique médical. Les avantages de la permanence téléphonique par un télésecrétariat médical.

Illustration pour article sur les avantages d'une permanence téléphonique

1. Un secrétariat téléphonique médical externalisé permet de gagner du temps

Le premier avantage que représente un secrétariat médical est avant tout le gain de temps, donc d’argent. En effet vous ne décrocherez plus le téléphone, un(e) secrétaire le fera pour vous, il (elle) gérera donc vos prises de rendez-vous selon votre planning et pourra aussi les déplacer et relancer vos patients.

En conséquence la gestion des rendez-vous sera moindre pour vous et vous laissera beaucoup plus de temps à consacrer à vos patients et à votre pratique.

2. Les avantages

Si un praticien rappelle 30 personnes sur une journée, considérant 2 mn par appel pour 15 rendez-vous pris, nous pouvons estimer une perte journalière à 1 h 00… A la fin du mois on peut facilement perdre entre 10 et 20 heures non consacrées à la pratique.

Bien-sûr cette approche estimative n’est pas applicable pour tout le monde, mais voyons les choses en face, vous consacrez 100% de votre temps à vos patients et répondre au téléphone pendant un rendez-vous n’est pas envisageable. Donc vous avez en fin de journée une liste d’appels sur votre portable que vous devez recontacter une fois vos rendez-vous terminés.

Soit vous ne pouvez rappeler la personne car elle a oublié de laisser son numéro dans le message, soit le patient est perdu lorsque vous le rappelez car il a trouvé un confrère disponible. Du coup sur tous ces appels peu aboutissent vraiment à remplir votre agenda.

Un secrétariat externalisé est disponible à chaque instant durant les plages horaires que vous aurez définies. Il offre un accueil personnalisé à vos patients et est formé à répondre à la majorité des demandes de ceux-ci. De la sorte, il ne vous sollicite que pour des cas très spécifiques et rares. Enfin, le patient se sent considéré car il est mis en relation rapidement avec une personne apte à répondre à ses demandes.

3. Économie de coûts et gain d’efficacité

L’accueil téléphonique médical externalisé s’adresse à tous les praticiens ou professionnels de santé libéraux travaillant seul en cabinet, en groupe ou en maison de santé. Sa mission consiste à sous-traiter la gestion des appels de votre cabinet à une société regroupant des télé-secrétaires spécialisées dans le domaine médical ou paramédical afin de traiter les appels entrant de vos patients.

Ce type d’externalisation évite au praticien d’être dérangé tout au long de la journée, et de devoir rappeler les patients afin de prendre rendez-vous, libérant ainsi les praticiens de la mission de secrétariat, de rappels de prise de rendez-vous, déplacement de rendez-vous, appels d’informations sur les retards ou encore les informations pratiques tel que le digicode ou le parking, la liste des types d’appels reste non exhaustive.

En termes de charges salariales et contraintes administratives, les praticiens ayant une patientèle développée et plus conséquentes se réjouiront de minimiser les charges à payer, puisque ce type de sous-traitance peut passer dans les frais de fonctionnements ou les charges et est donc déductible de vos impôts en fonction de votre régime social.

Alors que le recrutement d’un collaborateur, son embauche, sa formation, l’acquisition du standard téléphonique ainsi que les charges salariales pour un emploi supplémentaire de ce type restent très élevée. Un point à ne pas négliger aussi est le coût de l’espace attribué dans vos locaux pour ce poste. Dans certaines régions le prix du m² de la location est élevé et vient donc s’ajouter au budget global.

Ne perdons pas de vue que votre métier et votre mission principale sont de vous consacrer pleinement à la prise en charge qualitative de vos patients.

4. Organisation optimisée

Un service de secrétariat médical externalisé offre une qualité de service pointue à vos patients, des horaires étendus pour la prise de rendez-vous en dehors des heures d’ouverture du cabinet ou de la maison de santé, une équipe joignable permettant aux patients d’avoir un rendez-vous rapidement. Aujourd’hui un certain nombre de patients utilisent la prise de rendez-vous en ligne ou les pages jaunes jusqu’à ce qu’un praticien puisse le prendre dans un délai qui leur convient.

La possibilité aussi de prendre les appels pendant vos jours de congés ou de vacances permet à votre planning de se remplir sans même que vous ayez à être disponible.

Déléguer les tâches chronophages de la réception d’appels et la prise de rendez-vous, permet aux praticiens de se consacrer pleinement à leur pratique et d’améliorer la qualité d’accueil des patients.

5. Image améliorée

Vos patients doivent bénéficier du meilleur service de prise en charge possible dès leur appel. Un télé-secrétariat médical externalisé dispose de télé-secrétaires avec une formation spécialisée. Il ne s’agit pas de seulement répondre au téléphone, nous parlons ici du langage et de l’écoute à travers l’accueil téléphonique du patient.

Il faut prendre en compte les différents aspects importants de ce métier, la collecte d’informations précises, la transmission d’une information claire, l’application du processus défini en amont avec les thérapeutes, la connaissance et la maîtrise du vocabulaire médical, la détection des rendez-vous urgents ainsi que des qualités comme l’empathie, la bonne humeur, et le sourire au téléphone sont requises.

Ce type de compétences contribue grandement à la construction de votre image et celle de votre cabinet ou de votre maison de santé. Cela vous permettra de vous démarquer par l’excellence des services au sein de votre activité mais aussi à vos patients d’avoir un service de qualité et de créer un lien de confiance.

L’équipe Proxilib

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